A entrada de mercadorias é um processo fundamental para a gestão eficiente do estoque de uma empresa, consistindo no registro dos produtos recebidos. Esse procedimento abrange etapas essenciais, como a conferência física dos itens, a atualização do estoque, e a entrada da documentação fiscal e financeira, garantindo a conformidade das operações. Uma execução adequada desse processo é crucial para manter a organização, evitar perdas e assegurar a disponibilidade dos produtos conforme a demanda.
1. Entrada de mercadorias.
O executável da Nova Entrada é separado do CESGEstor, para ter certeza que a versão em uso será compatível com o CESGestor, recomenda-se executar o instalador que vem no pacote de atualização da versão do sistema.
Para ter acesso a janela, é necessário abrir o CESGEstor e navegar no menu: Compras | Nova entrada de mercadorias.
Chave de acesso: Se o modelo da nota for 55, será informado os 44 dígitos da NFe
Dados do emitente: É preenchido de acordo com o cadastro do fornecedor.
Número nota fiscal: Número da Nota emitida, pelo Fornecedor / Cliente (9 dígitos)
Série: Número de Série (2 dígitos)
Modelo: Tipo da nota
Data emissão: dd/mm/aaaa (É sugestivo, se informar o dia e teclar 'Enter' ele já preenche com o mês e ano atual).
Data da entrada: dd/mm/aaaa (A data de entrada não pode ser menor que a data de emissão).
Tipo de pagamento: A vista, A prazo, Nenhum a vista e Nenhum a Prazo.
Na tela da Entrada de mercadoria, o lançamento da Nota Fiscal pode ser realizado de três formas: Manual, importação do arquivo XML ou via chave de acesso da NFe.
1. Entrada de mercadorias importando o arquivo XML
Ao selecionar essa opção o sistema abre uma janela para seleção do arquivo XML referente a nota fiscal de entrada, localize o arquivo e selecione.
2. Importar por:
Código de barras: O sistema vai relacionar os produtos da NFe com os produtos cadastrados no sistema de acordo com os códigos de barras que estão informados no cadastro do produto. (Aba Códigos de barras).
Código do fornecedor: O sistema vai relacionar os produtos da NFe com os produtos cadastrados no sistema de acordo com os códigos de fornecedor que estão informados no cadastro do produto. (Relacionamentos | Fornecedores | Principal).
Ambos: O sistema procura relacionar os produtos da entrada pelo código de barras, se não encontrar verifica o código do fornecedor.
3. Relacionar pedido de compra e ou pedido de remessa/consignação
Pesquisa e seleciona o pedido relacionado a entrada.
4. Flags adicionais
Não importar itens: Faz a importação da NFe sem importar os produtos, ou seja, somente a capa da nota.
Considerar CST IPI do cadastro de produtos: Ao importar o produto na entrada de mercadorias, a CST de IPI do produto vai ser atualizada conforme cadastro do produto e não a do XML da NFe.
Realizar consulta com captcha sonoro: Disponibiliza opção para ouvir o captcha, usado como alternativa para acessibilidade, ajudando pessoas com deficiência visual ou dificuldades para reconhecer textos em imagens.
2. Cadastro de fornecedor na entrada.
Durante a importação do XML o sistema faz a verificação se existe o cadastro do fornecedor que é o emitente da nota fiscal, não existindo ele avisa que um novo fornecedor será cadastrado. Mesma coisa acontece para código de NCM e código CEST quando existir na nota fiscal e não existir no sistema.
3. Cadastro de produto automaticamente na entrada.
Diversos | Compras/Entradas | Geral | Cadastrar produtos automaticamente
Quando o parâmetro 'Cadastrar produtos automaticamente' está ativado, o sistema habilita a aba 'Dados Produto', onde devem ser preenchidos os campos obrigatórios necessários para o cadastro do novo item.
Caso o produto do XML não seja encontrado, o sistema vai apresentar uma lista com esses produtos, para que eles sejam relacionados manualmente, com opção ou não de cadastro automático do produto, isso vai depender da combinação de parâmetros.
4. Consistência com pedido de compra.
Gestor | Configurações/Entradas | 07 - Exigir pedido de compra na entrada de mercadorias
No CESGestor é possível criar o pedido de compra para o Fornecedor na opção: Compras | Comprar
Esse pedido pode ser relacionado posteriormente na importação da NFe, afim de baixar essa pendência de compra.
Na NovaEntrada é feito a pesquisa do pedido e relacionado a entrada, o sistema vai apresentar a tela de comparação entre pedido de compra e entrada de mercadorias, com destaque para os itens divergentes.
5. Embalagem fracionada / fator conversão.
Diversos | Compras/Entradas | Geral | Gravar automaticamente fator de conversão no cadastro de produtos
Informar o fator de conversão no produto é uma forma de multiplicar a quantidade da entrada no estoque. Por exemplo, se a empresa compra a caixa mas vende a UN, nesse caso temos a necessidade de informar o fator de conversão para o produto em questão. Se na caixa vem 12 UN e foi comprado uma caixa, para que a entrada no estoque seja as 12 UN o fator de conversão deverá ser 12.
Da mesma forma, se a empresa compra a UN mas vende a caixa. Se na compra veio 60 UN, sabendo que a quantidade que representa uma caixa para venda são 12 UN, devemos calcular 60/12 = 5 caixas
Para que a entrada no estoque seja as 5 caixas o fator de conversão deverá ser 5/60 = 0,0833333333333333 * 60 = 5 caixas
6. Financeiro na entrada.
Na entrada da mercadoria é possível informar como foi o tipo de pagamento da compra, será feito o desdobramento do financeiro no contas a pagar.
7. Pedido configurado para espelho da nota.
Na opção 'Outros' podemos configurar um modelo personalizado de relatório para o espelho da nota.
Na opção 'Reemitir' é possível gerar o espelho da nota.
8. Emissão de etiqueta.
Assim que a entrada é confirmada, podemos emitir as etiquetas dos produtos.
9. Manifesto destinatário.
Para ter acesso a janela, é necessário abrir o CESGEstor e navegar no menu: Compras | Manifestação do destinatário.
É um aplicativo que consulta o WebService da SEFAZ para recuperar as notas fiscais emitidas para o CNPJ da empresa. Esse recurso possibilita:
A comunicação com a Sefaz é feito mediante conexão com o emissor fiscal, na configuração dele temos a aba 'Manifesto do destinatário'.
10. Pré-entrada com o Checkout.
Gestor | Configurações | Geral | CheckOut
Diversos | CES CheckOut | 10 - Pré-entrada exige Checkout - Nova entrada de mercadoria
Diversos | CES CheckOut | 14 - Utiliza check-in as cegas (Entrada). Para que o usuário confira a entrada de mercadoria sem saber de fato qual a quantidade correta do produto comprado. O sistema permitirá gravar a conferência mesmo havendo divergências. Se esse parâmetro estiver desmarcado, significa que o usuário conferidor saberá a quantidade que foi comprada, e o sistema não permitirá gravar a conferência com divergências.
O CheckOut na entrada é uma rotina para identificar inconsistências entre compra e a conferência, antes da mercadoria entrar no estoque.
Marcando como Pré-entrada o sistema vai obrigar fazer a conferência. (Nesse primeiro momento, estoque e financeiro não são alimentados ao gravar a entrada).
A conferência será feita no CESCheckOut, acessando a tela: Conferencias | Entradas
Depois de concluída, voltamos na entrada de mercadorias e desmarcamos o flag 'Pré-entrada' para ser possível gravar a entrada da NFe. Havendo divergências será possível usuário comprador verificar o motivo da diferença com o usuário conferidor.
Parâmetros gerais da Nova Entrada de mercadorias:
Gestor | Configurações | Entradas
Diversos | Compras/Entradas
Gestor | Principal | Principal 3 | Atualiza custo na entrada de mercadoria