CESFluxo - Usabilidade
Considerando que já verificamos o Manual da Parametrização do CESFluxo , agora vamos verificar a usabilidade dessa integração.
Considerações iniciais:
O módulo CESFluxo pode ser definido como o espelho das contas bancárias da empresa, com ele podemos centralizar as informações financeiras, consequentemente melhorar a gestão empresarial e facilitar a tomada de decisões.
No CESGestor temos o controle do financeiro no Contas a pagar e Contas a receber. As baixas/adiantamentos dessas títulos, sendo realizados na opção depósito/PIX será integrado com o CESFluxo, por que reflete nas contas correntes, as quais faremos as conciliações com a movimentação da conta corrente no banco.
Cadastros:
1. Empresas
2. Parâmetros
A máscara do Plano de Contas é o que define quantos AGRUPAMENTOS e CONTAS ANALÍTICAS teremos disponíveis para trabalhar.
A data de trancamento é um recurso usado para evitar lançamentos em movimentos já fechados. Ex.: Se definir que a data de trancamento é 31/12/2024 e você queira fazer algum lançamento em data igual ou inferior a esta o sistema solicitará Senha de autorização.
3. Usuários
Código - Sequencial Automático
Gerente - Se SIM tem acesso a todas as TELAS do sistema. Se NÃO terá acesso somente as telas definidas pelo GERENTE.
Nível - Essa opção existe no Fluxo desde sua primeira versão, porém não tem serventia, pois o CESFluxo ao contrário do CESGestor não tem controle de senhas por Nível de usuário e sim somente por 'Nível de senha'. Isso significa que se o usuário é nível 0 ou 9, no FLUXO não faz diferença.
Senha - No máximo 10 caracteres entre letras, números e caracteres especiais.
4. Senhas de níveis
Nesta tela é definido uma senha para cada nível.
5. Senhas para eventos
Nesta tela definimos quais 'Eventos' serão liberados pelas 'Senhas' definidas em SENHAS DE NÍVEIS.
6. Autorizações
Nesta tela são definidas quais funções serão liberadas ao usuário (que não for Gerente do Fluxo)
7. Autorização de empresas
Nesta tela é definido quais empresas o usuário terá acesso.
8. Trocar de senha
Nesta tela é possível alterar sua senha de acesso ao sistema CESFluxo.
9. Plano de contas
Nesta tela é cadastrados os Planos de Contas, são o conjunto de várias contas de Receitas e Despesas, e estas servem para organizar os lançamentos.
10. Centro de custos
Cadastro de Centro de custos
11. Contas correntes
Cadastro de Contas corrente e Tesouraria. As contas bancárias são as contas que a empresa tem em determinada agência bancária. Já a conta tesouraria representa os valores que estão na empresa seja em cofres ou malotes.
12. Indexadores
Nesta tela cadastramos os Indexadores, são índices que podem ser usados em alguns relatórios do CESFluxo para comparar valores em R$ com estes índices que podem ser: DÓLAR, EURO, etc..
Movimentação:
1. Manutenção
Nessa tela podemos incluir um lançamento na conta, entrada, saída ou transferências.
2. Consultas
Nessa tela informamos os filtros necessários e é possível consultar qualquer registro que exista no CESFluxo, no campo do período é possível informar as datas com o atalho do teclado. h=data de hoje, o=data de ontem, a=data de amanhã, i=data início do mês, f=data do fim do mês.
Selecionando o registro com um duplo click ou com a barras de 'espaço' e clicando com o botão direito, é possível edita-lo, a tela da Manutenção serão aberta com os dados preenchidos.
Nessa tela também fazemos a conciliação dos registros.
A regra para conciliar é a seguinte, se abrimos uma conta corrente e depositarmos nela um cheque de R$ 1.000,00 que terá compensação em três dias. Neste caso só irá conciliar o lançamento quando o cheque realmente for liquidado em conta. Portanto neste momento, o SALDO NORMAL é R$ 1.000,00 e o SALDO CONCILIADO ainda é de R$ 0,00.
Passado os três dias é verificado que o cheque foi liquidado em conta. Neste caso devemos conciliar o lançamento deste cheque no CESFluxo. Portanto neste momento o SALDO NORMAL serão R$ 1.000,00 e o SALDO CONCILIADO serão também de R$ 1.000,00.
3. Disponibilidades
Nessa tela podemos visualizar o saldo de todas as contas cadastradas. Saldo normal e saldo conciliado.
4. Relação de lançamentos excluídos
Nessa tela conseguimos filtrar por período, valor e conta corrente. É possível visualizar o registro excluídos e o usuário responsável.
5. Alteração de plano de contas
Nessa tela podemos alterar o plano de contas de vários registros ao mesmo tempo.
6. Importar extrato bancário
Nessa tela informamos a conta corrente, o período e o arquivo .ofx do extrato da conta para ser importado no sistema.
O arquivo serão processado e o sistema vai preencher dois quadros. O de cima com os registros do CESFluxo, o de baixa com os registros do arquivo do extrato.
A ideia é identificar os registros e relaciona-los. Clicando no botão 'Confirmar' o sistema vai conciliando, até não restar nenhum.
Se sobrar algum registro no quadro de baixo, significa que houve a movimentação na conta corrente porém não existiu no sistema, nesse caso podemos seleciona-lo e clicar no botão 'Confirmar'. Vai ser possível informar os dados e ele vai passar a constar na movimentação.
7. Reprocessar saldos
Periodicamente é indicado usar essa função para o sistema reprocessar todos os registros de todas as contas, consequentemente recalcular o saldo.
Relatórios:
1. Extrato bancário
Nesse relatório é possível filtrar a Empresa, período e conta. É possível visualizar os registros de entradas/saídas e o saldo da conta
2. Demonstrativo
Nesse relatório é possível filtrar o período, tipo de custo, centro de custo e plano de contas. É possível visualizar os registros agrupados por plano de contas, separados entre receitas e despesas.
3. Comparativo
No comparativo é possível informar algum mês de algum ano e comparar com o mês de outro ano, ou informar outro mês do mesmo ano, de acordo com a necessidade da análise financeira.
4. Diário
Nesse relatório é informado o período e é possível visualizar todos os registros de todas as contas, agrupados pelo dia em que houve a movimentação.
5. Balancete
Nesse relatório é possível filtrar a empresa, o período e o centro de custo. É possível analisar os totais das movimentações das contas e os totais de Receitas e Despesas agrupados por plano de contas. Mostra o saldo anterior, entradas, saídas e saldo final.
6. Relação de lançamentos por plano de contas
Nesse relatório é possível filtrar o período, conta corrente, plano de contas e centro de custo. Podemos visualizar o total de cada plano de contas no período informado, sendo agrupados entre despesas e receitas.
7. Relação de lançamentos por conta corrente
Nesse relatório podemos filtrar pelo período, conta corrente e plano de contas. É possível visualizar o total de cada plano de contas no período informado, sendo agrupados entre despesas e receitas, além da conta corrente.
8. Consulta do balancete
É a mesma função do Balancete que já vimos no item 5. Porém, aqui é possível filtrar a conta corrente.
9. Relação de lançamentos por centro de custo
Nesse relatório é possível filtrar pelo período, conta corrente, plano de contas e centro de custo. Visualizamos o total das entradas e saídas, tendo como agrupadores o plano de contas e o centro de custo.
Operacional
1. Contas a receber
No CESGEstor é feito as baixas, descontos e adiantamentos de boletos, duplicatas, cartões e cheques á receber. Essas operações serão registradas em alguma conta corrente, que serão refletido no CESFluxo.
2. Contas a pagar
No CESGEstor é feito as baixas e adiantamentos de duplicatas e cheques á pagar. Essas operações serão registradas em alguma conta corrente, que serão refletido no CESFluxo.
Na entrada de mercadoria, é possível definir o tipo de pagamento, se for 'A vista' o sistema aceita informar a opção PIX, dessa forma irá registrar a saída na conta corrente pagadora.
3. Contrapartida
A Contra partida é utilizada para realizar um trâmite especifico quando existe um documento envolvido no processo de recebimento. Exemplo. um titulo a receber que será realizado a baixa via cartão de crédito. ou seja, o dinheiro ainda não será recebido no processo, pois baixando o título será criado outro(cartão) para ser baixado futuramente. Nesta situação a conta 'transitária' serão útil para que esse valor não afete a conta corrente bancaria, onde irá contabilizar a entrada quando for realizado a baixa do cartão, e não movimente tantos registros inexistentes no extrato bancário da mesma.
Posteriormente quando for feita a baixa do cartão, a entrada será feita na conta corrente.
será registrado a saída da conta transitória e a entrada na conta corrente.
Vendas a prazo(cheque, cartão, boleto) não alimentam o CESFluxo, futuramente a baixa desses títulos é que serão registradas na conta corrente.
Vendas a vista(dinheiro) alimentam o CESFluxo quando o turno for fechado.
Vendas a vista(PIX) já alimentam o CESFluxo instantaneamente.
4. Fechamento de caixa
No momento de fechar o caixa, o valor em dinheiro será contabilizado na conta tesouraria.
Se houver sangria, é preciso informar a conta de receita e despesa, considerando que esse valor passou pelo caixa, é a única forma de registrar no CESFluxo.
5. informações gerenciais | balanço sintético
No CESGEstor temos esse painel que mostra os saldos das contas do CESFLuxo, ele pode ser ativo no cadastro do funcionário.